Kebijakan Privasi

1. Pengelola dan cakupan

Kebijakan ini menjelaskan pemrosesan informasi oleh pengurus Ciputra Web and Business Technology (CWBT) ketika Anda mengunjungi ILOMS, mengajukan keanggotaan, atau menggunakan workspace User dan Admin. Kebijakan berlaku bagi calon anggota, anggota, pengurus, dan dosen pembimbing yang menggunakan layanan.

Pengurus yang berwenang mengelola operasional dan permintaan terkait data. Kebijakan ini tidak menggantikan kebijakan Google, penyedia hosting, bank, atau layanan lain yang Anda akses secara terpisah.

2. Data yang diproses

Jenis informasi bergantung pada fitur yang Anda gunakan:

Identitas dan keanggotaan

Nama, email, identitas unik akun Google, status permohonan/keanggotaan, role, NIM, program studi, bio, dan foto profil yang diunggah. Calon anggota baru tidak wajib mengisi NIM atau program studi sebelum approval.

Pembelajaran

Cohort, akses modul, aktivitas belajar, draft dan submission tugas, lampiran/tautan, jawaban assessment, attempt, waktu pengerjaan, skor, feedback, serta Gradebook yang diterbitkan.

Kegiatan dan attendance

Keikutsertaan melalui cohort, status hadir, waktu check-in/check-out, lokasi dan akurasinya saat check-in, foto kamera, rating, serta feedback yang diberikan.

Iuran

Minggu iuran yang dipilih, nominal, waktu pengajuan, bukti pembayaran, keputusan verifikasi, alokasi pembayaran, dan status tunggakan. Tidak ada payment gateway yang menerima pembayaran melalui ILOMS.

Keamanan dan operasional

Sesi akun, waktu login/aktivitas sesi, kegagalan autentikasi, request ID, dan audit tindakan sensitif. Alamat IP diproses untuk pembatasan permintaan dengan bucket hash. Log hosting dapat memuat IP, waktu, jenis browser, dan alamat permintaan sesuai konfigurasi penyedia.

Jangan menyertakan kata sandi, kode OTP, nomor kartu, atau informasi pribadi pihak lain yang tidak diperlukan dalam submission atau bukti pembayaran. Anda dapat menyamarkan bagian bukti pembayaran yang tidak relevan, selama informasi yang diperlukan untuk verifikasi tetap terbaca.

3. Login dan informasi Google

ILOMS meminta akses identitas dasar melalui scope openid, email, dan profile. Nama, email, identitas unik akun, serta klaim verifikasi dari respons Google digunakan untuk memverifikasi login, mengenali akun, dan menautkan keanggotaan. Foto profil ILOMS dapat diunggah secara terpisah.

ILOMS tidak meminta akses ke isi Gmail, Google Drive, kontak, atau kalender Anda, dan tidak meminta atau menyimpan kata sandi Google. Kode dan token autentikasi digunakan dalam proses verifikasi; log autentikasi aplikasi dirancang untuk tidak mencatat token atau respons identitas lengkap.

Data Google digunakan untuk fungsi identitas dan keanggotaan yang dijelaskan di sini, bukan untuk iklan, penjualan data, penilaian kredit, atau pelatihan model AI. Pemanfaatannya mengikuti Google API Services User Data Policy, termasuk batas penggunaan yang berlaku pada akses yang diminta.

Anda dapat mencabut akses aplikasi melalui pengaturan koneksi akun Google. Pencabutan izin Google bukan perintah penghapusan data CWBT yang sudah tersimpan; ajukan permintaan penghapusan kepada pengurus. Proses Google mengikuti Kebijakan Privasi Google.

4. Tujuan pemrosesan

• Memverifikasi identitas, meninjau permohonan anggota, serta mengatur role dan akses.
• Menyediakan cohort, materi, tugas, assessment, feedback, dan pelaporan nilai.
• Mencatat kegiatan, kehadiran, dan kebutuhan evaluasi organisasi.
• Memverifikasi bukti iuran dan merekonsiliasi minggu yang telah dibayar.
• Menampilkan pembaruan pembelajaran dan pemberitahuan operasional di aplikasi.
• Mencegah penyalahgunaan, menangani gangguan, dan mempertahankan audit keputusan penting.

Pemrosesan disesuaikan dengan tujuan layanan, izin yang Anda berikan untuk fitur terkait, kebutuhan administrasi yang sah, dan kewajiban yang berlaku. Persetujuan OAuth bukan izin untuk penggunaan data di luar tujuan yang dijelaskan di sini.

5. Kamera dan lokasi attendance

Kamera dan geolocation diminta ketika Anda memilih mengaktifkannya pada fitur check-in. Aplikasi tidak merekam audio atau melacak lokasi terus-menerus di latar belakang. Foto dan titik lokasi dikirim bersama check-in untuk ditinjau sebagai evidence; keduanya bukan bukti mutlak identitas atau kehadiran.

Anda dapat menolak atau mencabut izin perangkat melalui pengaturan browser. Check-in otomatis mungkin tidak tersedia; hubungi pengurus untuk pencatatan manual atau peninjauan kendala. Foto diunggah ke penyimpanan privat server, bukan dibuat sebagai unduhan otomatis di perangkat.

6. Catatan integritas assessment

Ketika assessment dikerjakan, sistem mencatat aktivitas browser seperti meninggalkan tab, kehilangan fokus, keluar/memuat ulang halaman, menempel teks, dan berpindah soal. Waktu aktif per soal diperkirakan menggunakan heartbeat. Catatan paste tidak menyimpan isi clipboard; data jawaban disimpan terpisah sebagai respons assessment.

Catatan ini membantu pengurus meninjau integritas dan kendala teknis. Catatan bukan vonis kecurangan otomatis, tidak menjamin semua penutupan aplikasi terdeteksi, dan tidak menggunakan AI detector. Anda dapat meminta penjelasan atau peninjauan atas catatan yang dianggap keliru.

7. Cookie dan penyimpanan browser

Cookie sesi cwbt_session digunakan untuk autentikasi, perlindungan formulir, dan alur login. Sesi aktif dibatasi paling lama 24 jam sejak login dan dapat berakhir lebih cepat karena idle timeout, logout, atau pencabutan akses. Menghapus cookie dapat membuat Anda perlu masuk kembali.

localStorage menyimpan preferensi Light/Dark, sedangkan sessionStorage menyimpan riwayat navigasi singkat untuk tombol kembali. Aplikasi tidak menyimpan foto atau isi submission ke kedua penyimpanan tersebut. Preview gambar diproses di memori; unduhan terjadi ketika Anda memilih Download/Export.

Implementasi ILOMS tidak memasang cookie iklan atau layanan analytics pihak ketiga. Google dan layanan eksternal yang Anda buka memiliki mekanisme cookie serta kebijakan sendiri.

8. Siapa yang dapat mengakses atau menerima data

Akses dibatasi oleh role, cohort, dan jenis record. Pengurus serta dosen dengan kewenangan yang sesuai dapat melihat data yang diperlukan untuk mengelola pembelajaran, nilai, kegiatan, dan iuran. Review anggota hanya tersedia bagi pengurus yang mempunyai izin tersebut. Anggota kelompok tugas dapat melihat submission bersama; anggota lain tidak memperoleh akses umum ke bukti pembayaran atau evidence attendance Anda.

Penyedia hosting memproses data sebagai bagian dari menjalankan dan menjaga server. Google memproses login sesuai layanan autentikasinya. Penyedia teknis dapat memiliki akses terbatas yang diperlukan untuk operasi, keamanan, atau penanganan gangguan. Pemrosesan oleh penyedia dapat berlangsung di negara lain sesuai layanan yang digunakan; lokasi server tidak ditentukan oleh kode aplikasi.

Pengurus tidak menjual data pengguna. Pengungkapan di luar kebutuhan organisasi dan operasional dilakukan hanya dengan dasar yang sah, misalnya izin Anda, penanganan penyalahgunaan yang relevan, atau kewajiban hukum. Ekspor yang dibuat pengurus harus dijaga dan tidak dibagikan kepada pihak yang tidak berwenang.

Tautan materi, video, atau platform event dapat membawa Anda ke pihak ketiga. Akses tersebut mengikuti kebijakan penyedia masing-masing; ILOMS tidak mengirim submission atau seluruh profil Anda ke tautan itu secara otomatis.

9. Penyimpanan dan perlindungan

Data akun dan operasional disimpan dalam database; upload disimpan di folder privat di luar document root. Akses file tetap diperiksa di server. Aplikasi menggunakan validasi input/file, pembatasan akses, perlindungan formulir, sesi yang dapat dicabut, dan audit tindakan sensitif. Gambar dapat dioptimalkan dan metadata file dikurangi saat upload.

Produksi menggunakan HTTPS. Kompresi dan hash integritas bukan enkripsi data. Keamanan penyimpanan serta backup juga bergantung pada pengaturan hosting dan pengurus. Tidak ada sistem yang menjamin risiko nol; laporkan dugaan akses tidak sah melalui kontak pengurus. Jangan mengirim data sensitif yang tidak diperlukan.

10. Retensi, penutupan akun, dan penghapusan

Data disimpan selama diperlukan untuk keanggotaan, penyelenggaraan pembelajaran, catatan organisasi, rekonsiliasi iuran, penyelesaian masalah, atau kewajiban yang berlaku. Status Alumni, Suspended, atau Rejected tidak otomatis menghapus record. Aplikasi belum menjalankan jadwal penghapusan otomatis untuk riwayat belajar, foto attendance, atau bukti pembayaran; kebutuhan penyimpanan harus ditinjau pengurus.

Tindakan Hapus anggota memutus tautan identitas Google, mencabut sesi, mengakhiri enrollment, dan mengganti email akun pada record organisasi. Tindakan tersebut tidak otomatis memusnahkan nama/profil, submission, nilai, attendance, pembayaran, audit, dan semua file historis. Mengarsipkan cohort atau modul juga bukan penghapusan seluruh data turunannya.

Anda dapat meminta penghapusan atau pembatasan data kepada pengurus. Pengurus akan menilai data yang dapat dihapus, data yang masih diperlukan, serta alasan mempertahankannya dan memberi tindak lanjut. Salinan backup atau ekspor resmi yang dibuat sebelumnya juga perlu ditangani sesuai kebijakan penyimpanan organisasi. Tidak ada janji bahwa semua salinan hilang seketika setelah akun ditutup.

11. Pilihan dan permintaan Anda

Anda dapat meminta informasi tentang pemrosesan, akses/salinan data milik Anda, koreksi, peninjauan catatan, penghentian atau pembatasan pemrosesan yang sesuai, serta penghapusan data melalui kontak privasi. Hak dan tindak lanjut disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku serta hak orang lain. Pengurus dapat memverifikasi identitas sebelum menyerahkan atau mengubah data.

Profil tertentu dapat diperbarui sendiri melalui Profil Saya. Untuk NIM/role, riwayat nilai yang sudah terbit, record attendance, atau keputusan pembayaran, hubungi pengurus yang berwenang. Penolakan izin kamera/lokasi atau pencabutan akses Google dapat membatasi fitur terkait; tidak serta-merta menghapus catatan organisasi.

12. Perubahan kebijakan

Tanggal pembaruan dan versi dicantumkan pada halaman ini. Jika tujuan pemrosesan atau jenis data berubah secara material, pengurus perlu memperbarui pemberitahuan sebelum menerapkan perubahan dan memperoleh persetujuan tambahan bila diperlukan. Kebijakan baru tidak membenarkan penggunaan data lama di luar dasar dan tujuan yang sah.